Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti - Istruzioni operative per l’esercizio delle funzioni di controllo sulle attività svolte dagli Studi di consulenza automobilistica abilitati

Con la presente circolare si intendono impartire le istruzioni operative necessarie per consentire agli UMC di esercitare le proprie funzioni di controllo sugli Studi di consulenza automobilistica, finalizzate alla verifica del corretto svolgimento:

delle attività svolte dagli STA;

delle attività di rilascio dei certificati di circolazione e delle targhe per ciclomotori;

delle attività di rilascio delle autorizzazioni alla circolazione di prova e delle relative targhe.

Al riguardo, si evidenzia che dette funzioni di controllo sono espressamente previste dall’art. 3, comma 2, del d.P.R. n. 358/2000, per quanto concerne gli STA, e dall’art. 8, comma 12, del decreto dirigenziale 15 maggio 2006, in materia di rilascio dei documenti di circolazione dei ciclomotori.In tema di rilascio delle autorizzazioni alla circolazione di prova, viceversa, il d.P.R. n. 474/2001 nulla prevede espressamente in tema di controlli; tuttavia, trattandosi anche in tal caso di una procedura semplificata secondo i medesimi principi e criteri stabiliti per gli STA e per il rilascio dei documenti di circolazione dei ciclomotori, ed essendo gli Studi di consulenza abilitati ad operare nel rispetto di modalità non dissimili da quelle in uso per le predette procedure, sussistono le condizioni per estendere i controlli anche a questo tipo di attività.

Nell’intento di rendere più agevole la lettura delle istruzioni che di seguito si illustrano, ai fini della presente circolare si intendono per:
a) “procedure STA”, tutte le attività svolte dagli Studi di consulenza abilitati ai sensi del d.P.R. n. 358/2000;

b) “procedure ciclomotori”, tutte le attività svolte dagli Studi di consulenza abilitati al rilascio dei certificati di circolazione e delle targhe per ciclomotori ai sensi dell’art. 97 c.d.s.;

c) “procedure circolazione di prova”, tutte le attività svolte dagli Studi di consulenza abilitati al rilascio delle autorizzazioni alla circolazione di prova e alla produzione ed alla distribuzione delle relative targhe ai sensi del d.P.R. n. 474/2001;

d) “procedure semplificate”, le procedure di cui ai precedenti punti a),b) e c.

 Si richiama l’attenzione sulle seguenti indicazioni di carattere generale, cui gli UMC debbono scrupolosamente attenersi nell’esercizio delle attività di controllo:
gli UMC non sono legittimati ad effettuare controlli sugli Studi di consulenza non abilitati ad alcuna delle procedure semplificate;
i controlli debbono essere limitati esclusivamente all’accertamento del corretto svolgimento delle procedure semplificate e non possono in alcun modo essere estese all’attività di consulenza automobilistica, essendo questa di esclusiva pertinenza delle Province e dei Comuni (art. 9, legge n. 264/1991), né alle ulteriori eventuali attività connesse o svolte in ragione di un rapporto di concessione o di convenzionamento con gli Automobile Club;
i controlli debbono essere condotti secondo modalità rispettose dei principi della trasparenza, della efficacia e della economicità dell’azione amministrativa;
in conseguenza di quanto evidenziato al punto 3), nel caso di Studi di consulenza abilitati allo svolgimento di più procedure semplificate, gli UMC avranno cura di procedere, nel corso del sopralluogo, alla verifica del regolare svolgimento di tutte le procedure semplificate cui lo Studio di consulenza è abilitato;
le attività di controllo hanno natura e finalità esclusivamente amministrative, pertanto è da escludersi categoricamente la possibilità di compiere perquisizioni dei locali degli Studi di consulenza e di procedere a sequestro cautelare di materiali e documenti.

 I controlli debbono essere svolti mediante sopralluogo presso le sedi degli Studi di consulenza abilitati allo svolgimento delle procedure STA, delle procedure ciclomotori e delle procedure circolazione di prova.
Al riguardo, si sottolinea che le attività di controllo degli UMC si estendono a tutte le imprese e società di consulenza automobilistica abilitate, ivi comprese quelle che operano in regime di concessione o di convenzionamento con gli Automobile Club (cd. delegazioni indirette).

Tenuto conto di quanto in particolare evidenziato al punto 3 del precedente paragrafo C), si rappresenta la necessità che:
i sopralluoghi vengano svolti nel corso di giornate lavorative, in orario compreso tra le ore 17,00 e le ore 19,00;
i Direttori di ciascun UMC, in accordo con le indicazioni fornite dai Dirigenti dei SIIT – Settore Trasporti di riferimento, stabiliscano una programmazione dei sopralluoghi tale da garantire una azione di vigilanza che, al contempo, sia efficace ma anche condotta secondo modalità di piena trasparenza e correttezza.
Non è dovuto il pagamento di alcuna tariffa, da parte degli Studi di consulenza, per l’attività di controllo svolta dagli UMC.

 A conclusione del sopralluogo, la Commissione di controllo redige un verbale in duplice copia, conforme al fac-simile allegato alla presente circolare (All. 1).

Entrambe le copie debbono essere sottoscritte dai funzionari che hanno espletato l’accertamento e dal soggetto cui compete la responsabilità professionale dell’attività di consulenza, secondo i principi stabiliti dalla legge n. 264/1991, se il sopralluogo è avvenuto alla sua presenza.

La prima copia è destinata agli atti dell’Ufficio; la seconda è consegnata, a conclusione della visita di accertamento, al responsabile dello Studio di consulenza che lo ha sottoscritto.

In assenza del responsabile professionale, il verbale è sottoscritto dal dipendente o da altro soggetto alla presenza del quale si è svolto l’accertamento, cui viene consegnata fotocopia del verbale stesso; viceversa, la copia del verbale destinata allo Studio di consulenza viene trattenuta dalla Commissione e notificata il giorno lavorativo successivo, a cura dell’UMC, al titolare dello Studio stesso a mezzo di raccomandata con avviso di ricevimento.

Nel verbale, in particolare, debbono essere annotati:
gli eventuali impedimenti all’accesso della Commissione ai locali dello Studio di consulenza;

tutte le verifiche effettuate ed il loro esito;

l’eventuale rifiuto di esibizione di quanto richiesto dalla Commissione;

l’eventuale proposta di sospensione o di cessazione dei collegamenti telematici;

le eventuali dichiarazioni rese dal responsabile professionale (o da altro soggetto) dello Studio di consulenza che sottoscrive il verbale;

l’eventuale rifiuto a sottoscrivere il verbale;

la menzione che il verbale stesso costituisce, ove ne sussistano i presupposti, comunicazione di avvio, a seconda dei casi, del procedimento di sospensione o di cessazione dell’operatività dei collegamenti telematici;

l’assegnazione del termine perentorio di 10 giorni naturali e consecutivi, entro il quale far pervenire al Direttore del competente UMC eventuali documenti e scritti difensivi.

 Per tutte le procedure semplificate, le attività di controllo hanno ad oggetto esclusivamente la verifica:

del possesso delle prescritte strumentazioni informatiche per la stampa dei documenti e, se ricorre il caso, delle prescritte apparecchiature omologate per la produzione delle targhe di prova;
dell’adozione di misure di sicurezza per la tenuta dei materiali in custodia (targhe, carte di circolazione, certificati di circolazione, tagliandi autoadesivi, ecc.); al riguardo, si sottolinea che ogni valutazione circa l’adeguatezza delle misure di sicurezza adottate è di esclusiva pertinenza del titolare dello Studio di consulenza, il quale si assume ogni responsabilità amministrativa, civile e penale derivante dalla custodia di beni dello Stato aventi natura di carte-valori e di materiali a stretta rendicontazione;
della ordinata tenuta dei materiali in custodia (targhe, carte di circolazione, certificati di circolazione, tagliandi autoadesivi, ecc.), al riparo da possibili danneggiamenti ed in modo inaccessibile per la clientela durante l’orario di apertura al pubblico dei locali dello Studio di consulenza;
della corretta tenuta dei registri di contabilizzazione dei materiali in custodia, che debbono essere necessariamente aggiornati alla movimentazione dei materiali stessi effettuata nel giorno lavorativo precedente al sopralluogo;
della completezza della documentazione relativa alle operazioni effettuate in giornata, avendo cura, in particolare, di accertare che siano presenti tutti i documenti richiesti, in base alle disposizioni vigenti, in originale ovvero in fotocopia semplice od in copia conforme;

dell’eventuale indebito rilascio di ricevute sostitutive di documenti di circolazione o di altra documentazione ai fini della circolazione;
della esposizione al pubblico delle tariffe applicate;

della esposizione dell’apposito logo che identifica lo Studio di consulenza quale soggetto abilitato alle procedure semplificate, ovvero di loghi difformi da quelli prescritti o relativi a procedure semplificate per le quali non si è ottenuta l’abilitazione.

 Quanto alle conseguenze amministrative derivanti dall’accertamento di irregolarità, le norme che disciplinano le procedure semplificate non offrono indicazioni univoche; infatti:
per le procedure circolazione di prova, il d.P.R. n. 474/2001 nulla prevede al riguardo, non essendo nemmeno disciplinate espressamente le attività di controllo sugli Studi di consulenza abilitati in questo settore;
per le procedure STA, il d.P.R. n. 358/2000 si limita a prevedere le sole attività di controllo sul corretto funzionamento degli sportelli;
per le procedure ciclomotori, l’art. 8, comma 12, del decreto dirigenziale 15 maggio 2006, dopo aver prescritto l’accertamento, da parte degli UMC, del corretto svolgimento delle attività affidate agli Studi di consulenza, espressamente rinvia, in caso di accertate irregolarità, all’applicazione degli stessi periodi di sospensione dell’operatività dei collegamenti con il CED della Motorizzazione previsti dal comma 11 in caso di rilascio di documenti irregolari, secondo le modalità stabilite con apposita circolare.

Questa disomogeneità di previsioni induce, pertanto, la necessità di evidenziare alcune precisazioni.
Il rapporto che intercorre tra l’UMC e lo Studio di consulenza abilitato alle procedure semplificate si fonda essenzialmente su di una positiva valutazione in ordine alla affidabilità dell’impresa di consulenza ad operare per conto dell’Amministrazione, mettendo a disposizione dell’utenza interessata un servizio cui sono connessi rilevanti interessi pubblici e la cui tutela forma oggetto dei compiti istituzionali propri dell’Amministrazione stessa.

Non v’è dubbio quindi che, in via cautelare e secondo i principi generali sanciti dalla legge n. 241/1990, gli UMC possano disporre la sospensione o la cessazione dei collegamenti, sulla base di un rinnovato e documentato giudizio in ordine alla affidabilità del soggetto abilitato alla procedura semplificata.

Si ritiene pertanto che, nel rispetto dei criteri e delle modalità stabiliti dalla legge n. 241/1990, possano essere estese anche alle procedure STA ed alle procedure circolazione di prova le ipotesi di sospensione e revoca dei collegamenti previste espressamente dall’art. 8, comma 11, del citato decreto dirigenziale 15 maggio 2006 per le procedure ciclomotori.

Ciò in quanto si tratta di misure che non possiedono carattere sanzionatorio bensì, lo si ribadisce, perseguono unicamente finalità cautelari.

La sospensione dei collegamenti è disposta se ricorre almeno una delle seguenti irregolarità:

l’inesistenza di misure di sicurezza per la tenuta dei materiali in custodia;

la reiterata tenuta non ordinata dei materiali in custodia con esposizione degli stessi a possibili danneggiamenti o in modo facilmente accessibile per la clientela durante l’orario di apertura al pubblico dei locali dello Studio di consulenza;
la reiterata irregolare tenuta dei registri di contabilizzazione dei materiali in custodia;

l’incompletezza della documentazione relativa alle operazioni effettuate in giornata, la presenza di fotocopie di documenti (es. COC) in luogo degli originali richiesti;

l’indebito rilascio di ricevute sostitutive di documenti di circolazione o di o di altra documentazione ai fini della circolazione;
rifiuto od altro impedimento ingiustificato all’accesso della Commissione di controllo ai locali dello Studio di consulenza, ovvero rifiuto ingiustificato di esibire quanto richiesto dalla Commissione di controllo;

La sospensione dei collegamenti è disposta, per la prima volta, per un periodo pari a 30 giorni naturali e consecutivi; per la seconda volta, la sospensione è disposta per un periodo pari a 90 giorni naturali e consecutivi, indipendentemente dalla fatto che siano state accertate le medesime irregolarità ovvero irregolarità diverse.

La sospensione dei collegamenti inibisce allo Studio di consulenza la possibilità, per il tempo prescritto, di compiere le attività relative alle procedure semplificate rispetto alle quali sono state le irregolarità.

Preso atto delle risultanze del verbale di sopralluogo, il Direttore dell’UMC:

valuta gli eventuali documenti e scritti difensivi fatti pervenire dall’interessato entro il termine prescritto;
dispone, se ne ricorrono i presupposti, la sospensione dei collegamenti con provvedimento scritto e motivato, notificato con lettera raccomandata con avviso di ricevimento, nel quale è indicata la data a decorrere dalla quale diviene operativa la sospensione dei collegamenti.

Nel provvedimento deve essere chiaramente indicato che, avverso lo stesso, è possibile proporre ricorso gerarchico, entro 30 giorni dalla notifica, presso il competente SIIT – Settore Trasporti.

In caso di omessa esposizione al pubblico delle tariffe applicate dallo Studio di consulenza, l’UMC si limita a darne notizia alla competente Ufficio dell’Amministazione Provinciale, al fine della adozione delle previste sanzioni.

Viceversa, in caso di irregolarità che concernono l’esposizione dei loghi, il Direttore dell’UMC assegna il termine perentorio di 7 giorni, naturali e consecutivi, entro i quali lo Studio di consulenza è tenuto a rimuovere le irregolarità riscontrate, con l’avvertenza che, permanendo l’omissione, si procederà all’applicazione dei prescritti periodi di sospensione.

La cessazione dell’operatività dei collegamenti telematici è disposta, e le abilitazioni ai collegamenti stessi decadono, se:
vengono riscontrate, per la terza volta nell’arco di un triennio, le condizioni di sospensione dell’operatività dei collegamenti;
vengono riscontrate, nel corso di un sopralluogo, almeno quattro delle irregolarità di cui ai punti 1, 2, 3, 4 e 5 del paragrafo H1);
vi è stato, per la seconda volta consecutiva, un rifiuto o altro impedimento ingiustificati all’accesso della Commissione di controllo ai locali dello Studio di consulenza.

Nell’ipotesi di cui al precedente punto 2), la cessazione dei collegamenti viene disposta indipendentemente dalla sussistenza di eventuali recidive, avendo lo Studio di consulenza posto in essere comportamenti irregolari di tale rilievo da ritenere venuto meno il rapporto fiduciario con l’Amministrazione.

Dal punto di vista procedimentale, il Direttore dell’UMC dispone la cessazione dei collegamenti secondo le medesime modalità illustrate nel paragrafo H1).

Anche in tal caso, inoltre, la cessazione dei collegamenti ha efficacia con riferimento alle sole procedure semplificate rispetto alle quali sono state riscontrate le irregolarità.

La nuova abilitazione alle procedure STA, alle procedure ciclomotori e alle procedure circolazione di prova può essere rilasciata non prima di un anno dalla avvenuta cessazione dei collegamenti.

copia del verbale di sopralluogo con esito positivo; ovvero

copia dei provvedimenti di sospensione o di dei collegamenti telematici, con allegato copia del relativo verbale di sopralluogo.

Ciò al fine di consentire alle Province non solo di avere conoscenza delle attività di controllo svolte dagli UMC ma, soprattutto, al fine di valutare la sussistenza dei presupposti per l’applicazione delle sanzioni previste dall’art. 9 della legge n. 264/1991.

Ai fini delle sole procedure STA, copia dei provvedimenti di sospensione e di cessazione dei collegamenti telematici è trasmessa anche agli Uffici del P.R.A., per opportuna conoscenza e per le eventuali iniziative di competenza.

Si richiama la necessità che ciascun Ufficio in indirizzo provveda ad estendere copia della presente circolare all’Ufficio della locale Amministrazione Provinciale di riferimento, competente alla vigilanza sugli Studi di consulenza automobilistica, affinché possa prenderne opportuna conoscenza.

Si raccomanda, altresì, di assicurarne la massima diffusione anche tra gli operatori interessati mediante avvisi, da esporre nei locali degli UMC aperti al pubblico, nei quali saranno sintetizzati gli aspetti di maggior rilievo, avvertendo che il testo integrale della presente circolare potrà essere consultato nel sito internet dell’Amministrazione www.infrastrutturetrasporti.it.